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Charges récupérables : ce que le bailleur peut refacturer au locataire

Un bailleur ne refacture pas ce qu’il veut : la liste des charges récupérables est limitative et fixée par le décret du 26 août 1987. Provisions, régularisation annuelle, forfait en meublé et en colocation, justificatifs, prescription — le mode d’emploi complet pour La Rochelle, Rochefort et le littoral.

Une liste limitative, pas une liste indicative

C’est le point de départ, et la source de la quasi-totalité des litiges de charges. L’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 pose le principe : certaines charges, dites récupérables, sont exigibles du locataire en contrepartie des services dont il profite. Mais leur contenu exact est renvoyé au décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui fixe en annexe la liste des charges récupérables.

Cette liste est limitative. Une dépense qui n’y figure pas n’est pas récupérable, même si elle vous paraît légitime, même si le bail le prévoit, même si le locataire l’a payée pendant trois ans sans rien dire. Une clause de bail qui met à la charge du locataire une dépense hors liste est inopposable : le locataire peut en demander le remboursement.

Ne confondez pas deux textes voisins publiés le même jour. Le décret 87-713 traite des charges récupérables (dépenses avancées par le bailleur, refacturées au locataire). Le décret n° 87-712, lui, liste les réparations locatives : ce que le locataire doit entretenir et réparer lui-même dans le logement (joints, vitres, entretien des appareils mentionnés au bail, ramonage). Deux logiques distinctes, deux annexes différentes.

Les trois catégories de l’article 23

La loi organise les charges récupérables en trois blocs, et l’annexe du décret les décline en rubriques détaillées.

Les services liés au logement et à l’immeuble : eau froide, eau chaude, chauffage collectif, électricité des parties communes, ascenseur, ventilation mécanique, antenne collective.
L’entretien courant et les menues réparations sur les éléments d’usage commun : nettoyage des parties communes intérieures, entretien des espaces extérieurs, contrats d’entretien de l’ascenseur et de la chaufferie, produits d’hygiène, fournitures.
Les impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement : taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères, redevance d’assainissement, taxe de balayage.

Le cas du gardien mérite un paragraphe à lui seul, parce qu’il est mal appliqué dans beaucoup de copropriétés de bord de mer. L’article 2 du décret pose une règle de quotité : si le gardien ou le concierge assure, selon son contrat de travail, à la fois l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets, sa rémunération et les charges sociales et fiscales afférentes sont récupérables à hauteur de 75 %. S’il n’assure qu’une seule des deux tâches, le taux tombe à 40 %. En revanche, la rémunération d’un simple employé d’immeuble affecté à l’entretien des parties communes ou à l’élimination des rejets est récupérable en totalité. Le salaire en nature, les indemnités de départ en retraite et certaines cotisations sont exclus du calcul dans tous les cas.

Ce qui n’est jamais récupérable

Le miroir de la liste limitative, ce sont les postes structurellement à la charge du propriétaire. Ils reviennent en boucle dans les décomptes contestés :

Les gros travaux et le remplacement d’un équipement vétuste : changer la chaudière collective, refaire la cabine d’ascenseur, remplacer la toiture. Seuls l’entretien et les menues réparations passent, jamais le renouvellement.
Le ravalement de façade, qui coûte cher sur le littoral exposé aux embruns et qui n’est jamais refacturable au locataire.
Les honoraires de syndic : la gestion administrative de la copropriété n’est pas un service rendu au locataire.
La taxe foncière — à l’exception de la part enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur le même avis mais relève d’une ligne distincte et récupérable.
Les contrôles techniques quinquennaux (ascenseur notamment), à distinguer du contrat d’entretien courant qui, lui, est récupérable.
Les frais de gestion locative, l’assurance propriétaire non occupant, les frais de contentieux, les intérêts d’emprunt.

Poste	Récupérable	Non récupérable
Ascenseur	Électricité, contrat d’entretien, menues réparations	Remplacement de la cabine, contrôle technique quinquennal
Chauffage collectif	Combustible, exploitation, entretien de la chaudière	Remplacement de la chaudière
Façade et toiture	Rien	Ravalement, réfection, étanchéité
Espaces verts	Entretien courant, tonte, arrosage	Création, réaménagement paysager
Fiscalité	TEOM, redevance assainissement, taxe de balayage	Taxe foncière (hors TEOM)
Syndic	Rien	Honoraires de gestion courante et travaux

Provisions et régularisation annuelle : le mécanisme de droit commun

En location nue, les charges donnent lieu à des provisions mensuelles qui doivent obligatoirement faire l’objet d’une régularisation au moins annuelle. Ce n’est pas une faculté. Le montant des provisions doit lui-même être justifié : par les résultats de la régularisation précédente et, lorsque l’immeuble est en copropriété ou que le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.

La procédure est balisée par l’article 23 :

Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires.
Pendant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition du locataire. Concrètement : factures, contrats d’entretien, appels de fonds, comptes de la copropriété. La mise à disposition doit être praticable.
La transmission par voie dématérialisée est possible avec l’accord du locataire.
Si la régularisation n’est pas intervenue avant la fin de l’année civile suivant l’année d’exigibilité des charges, le locataire peut exiger, sur demande, un paiement échelonné par douzièmes. C’est la sanction pratique du bailleur retardataire : un rappel de 900 euros devient 75 euros par mois pendant un an.

Autre règle souvent oubliée : les charges ne sont exigibles que sur justification. Un décompte global d’une ligne, sans ventilation par nature, ne satisfait pas l’obligation légale et fragilise tout rappel de charges devant le juge.

Le forfait de charges : l’exception meublé et colocation, très présente à La Rochelle

La Rochelle concentre une part inhabituelle de meublés étudiants et de colocations, du fait de La Rochelle Université et des écoles du bassin. Or ces deux régimes autorisent une alternative aux provisions : le forfait de charges.

En location meublée résidence principale, l’article 25-10 laisse le choix, au moment de la conclusion du bail, entre provisions avec régularisation (régime de l’article 23) et forfait. Le forfait est versé simultanément au loyer, son montant et sa périodicité figurent au contrat, il est révisable chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal, et surtout il ne peut donner lieu à aucun complément ni à aucune régularisation ultérieure. Contrepartie : il doit être fixé en fonction des montants exigibles au titre de l’article 23 et ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire, ou le précédent locataire, se serait acquitté.

En colocation, l’article 8-1 ouvre exactement la même option, dans les mêmes termes, y compris pour une colocation en logement nu. C’est un vrai levier de simplification pour un T4 partagé entre quatre étudiants, où la ventilation individuelle des charges tournerait vite au casse-tête. Les arbitrages économiques de ce format sont détaillés dans notre guide sur le rendement et le choix du bail en colocation à La Rochelle, et le montage meublé étudiant dans celui consacré à l’investissement en location meublée étudiante.

Le forfait est un pari, pas un cadeau. Vous encaissez la certitude et vous assumez le risque : un hiver rigoureux, une hausse du prix du gaz collectif ou une explosion du poste ascenseur restent pour vous. Fixez-le sur la base de la régularisation réelle des deux derniers exercices, pas au doigt mouillé, et révisez-le chaque année, faute de quoi vous vous appauvrissez silencieusement.

Ventiler depuis les comptes de copropriété, l’étape que tout le monde bâcle

Pour un appartement en copropriété — l’essentiel du parc locatif rochelais et des résidences balnéaires de Châtelaillon, Fouras, Ré ou Oléron —, la régularisation suppose une opération en deux temps que beaucoup de bailleurs sautent : partir de l’arrêté des comptes de la copropriété, isoler les dépenses relevant du lot loué, puis, à l’intérieur de ce total, ne retenir que les postes figurant à l’annexe du décret.

Le compte du syndic n’est pas un décompte de charges locatives. Il mélange l’entretien de l’ascenseur (récupérable) et sa modernisation (non récupérable), l’entretien des espaces verts (récupérable) et les honoraires du syndic (non récupérables). Recopier le total des appels de fonds sur le décompte du locataire est l’erreur la plus fréquente, et la plus coûteuse quand elle se répète sur trois ans. Les résidences du littoral cumulent d’ailleurs les postes lourds : ascenseurs, espaces verts, gardiennage saisonnier, entretien renforcé par l’exposition marine.

Deux fluides demandent une attention particulière. L’eau : en distribution collective sans compteurs divisionnaires, la répartition suit les tantièmes ou la clé prévue au règlement, et le résultat peut être franchement injuste entre un studio et un T4. Le chauffage collectif obéit à un régime propre, l’individualisation des frais étant obligatoire dans de nombreux immeubles : nous l’avons traité dans le guide sur l’individualisation des frais de chauffage en copropriété. Enfin, la TEOM se récupère sur la base de la ligne dédiée de l’avis de taxe foncière, jamais du montant global.

La littérature économique éclaire l’enjeu réel de cette individualisation. L’étude « Split Incentives in Residential Energy Consumption » de Kenneth Gillingham, Matthew Harding et David Rapson (The Energy Journal, 2012) mesure le dilemme propriétaire-locataire sur données californiennes : les occupants qui paient effectivement leur énergie sont sensiblement plus enclins à baisser le chauffage la nuit, et les logements occupés par leur propriétaire sont environ 20 % plus souvent isolés en combles. Les auteurs concluent toutefois, à rebours de l’intuition, que corriger ces incitations divergentes ne libérerait que des économies globales modestes — un contrepoint utile aux discours qui font de la seule répartition des charges le levier central de la sobriété.

Le sens du signal-prix ressort plus nettement de l’étude « Consequences of a price incentive on free riding and electric energy consumption » de Mikael Elinder, Sebastian Escobar et Ingel Petré (PNAS, 2017) : sur une expérience naturelle portant sur environ 1 800 appartements suédois, le passage d’une électricité incluse dans le loyer à un comptage et une facturation par logement fait chuter la consommation annuelle d’environ 25 %, baisse concentrée sur les ménages les plus consommateurs. Deux limites à garder en tête avant de transposer : il s’agit d’électricité et non de chauffage collectif, dans un parc locatif suédois dont les usages diffèrent du littoral charentais.

Prescription, rappels de charges et litiges

L’article 7-1 de la loi de 1989 soumet toutes les actions dérivant du bail à une prescription de trois ans, courant du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer. Cela vaut dans les deux sens : le bailleur qui réclame un arriéré de charges comme le locataire qui réclame un trop-perçu.

Le point de départ est déterminant, et la Cour de cassation l’a fixé : pour l’action du locataire en remboursement de charges indues, la prescription court à compter de la régularisation, seule opération qui lui permet de constater l’existence d’un indu, et non à compter du versement des provisions (Cass. 3e civ., 6 mai 2021, n° 20-11.707). Conséquence pratique pour le bailleur : ne pas régulariser ne fait pas courir le délai en votre faveur — cela repousse au contraire le départ de la prescription pour le locataire, tout en vous exposant à l’étalement par douzièmes. L’inertie ne protège personne.

En cas de désaccord, la commission départementale de conciliation est compétente pour les litiges de charges (article 20 de la loi de 1989). La saisine est gratuite et la commission rend un avis dans un délai de deux mois. Un passage par la conciliation coûte moins cher qu’une procédure et suffit souvent à débloquer un décompte mal ventilé. Si vous déléguez, vérifiez que le mandat couvre bien la production des justificatifs : c’est un critère de choix développé dans notre comparatif gestion locative en agence ou en autogestion.

Un mot sur un dispositif voisin, souvent confondu avec les charges. L’article 23-1 permet, sous conditions strictes, de demander au locataire une contribution au partage des économies de charges après des travaux d’économie d’énergie (décret n° 2009-1439 du 23 novembre 2009). Elle vise les immeubles achevés avant le 1er janvier 1990, suppose une concertation préalable avec le locataire, est plafonnée à la moitié des économies estimées, limitée à quinze ans, fixe et non révisable, et apparaît sur une ligne distincte de la quittance. Ce n’est pas une charge récupérable : ne la glissez jamais dans le décompte annuel.

Le départ du locataire : dépôt de garantie et régularisation différée

La fin de bail crée un décalage évident : le locataire part en juin, les comptes de la copropriété seront arrêtés bien plus tard. L’article 22 organise cette attente.

Le dépôt de garantie se restitue dans le mois suivant la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, dans les deux mois s’il révèle des différences. Mais lorsque le logement est en copropriété, le bailleur peut conserver une provision limitée à 20 % du montant du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble ; la régularisation définitive et la restitution du solde interviennent alors dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes. Au-delà de ce plafond et de ces délais, le solde restant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé, sauf si le retard vient d’un défaut de communication d’adresse par le locataire. Le mécanisme complet est détaillé dans notre guide sur la restitution du dépôt de garantie et la grille de vétusté.

Autrement dit : la retenue de 20 % est un plafond, pas une norme. Si votre lot supporte des charges lourdes et que l’exercice n’est pas clos, retenez-la explicitement, en l’écrivant dans le courrier de restitution partielle, puis régularisez sans attendre d’être relancé. Sur les copropriétés à travaux, la logique est la même que pour la vente : voyez notre guide sur les charges de copropriété impayées et l’état daté.

Check-list du bailleur avant d’envoyer une régularisation

Récupérer l’arrêté des comptes de la copropriété pour l’exercice concerné, pas seulement les appels de fonds.
Surligner ligne à ligne les postes présents dans l’annexe du décret 87-713 ; écarter tout le reste sans exception.
Appliquer les quotités : 75 % ou 40 % sur la rémunération du gardien selon ses tâches contractuelles, 100 % pour un employé d’immeuble.
Isoler la TEOM depuis l’avis de taxe foncière ; ne jamais reporter le montant global.
Établir un décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, indiquer le mode de répartition.
Envoyer ce décompte un mois avant l’appel de régularisation.
Tenir les justificatifs à disposition pendant six mois et le préciser noir sur blanc dans le courrier.
Vérifier que la régularisation porte sur des charges de moins de trois ans.
Recalculer les provisions du prochain exercice sur le réel constaté, plutôt que de reconduire un montant obsolète.
En meublé ou colocation au forfait : réviser le forfait chaque année, et vérifier qu’il n’est pas manifestement disproportionné.

Deux réflexes complémentaires. Anticipez les travaux qui feront gonfler les appels de fonds sans être récupérables, via le plan pluriannuel de travaux de votre copropriété, et suivez les votes en assemblée générale, dont les majorités et les délais de contestation conditionnent votre trésorerie. Côté fiscalité, les charges non récupérables restant à votre charge sont déductibles au régime réel en location nue, ce qui pèse dans l’arbitrage exposé dans nos guides micro-foncier ou régime réel et location nue ou meublée.

Un décompte de charges propre n’est pas seulement une obligation légale : c’est ce qui distingue un bail qui se renouvelle sans friction d’un dossier qui finit en conciliation. Si vous vous interrogez sur la valeur actuelle de votre bien locatif dans l’agglomération rochelaise ou sur le littoral, commencez par une estimation de votre bien fondée sur les ventes réelles DVF.

Questions fréquentes

Le bail peut-il prévoir des charges qui ne figurent pas dans le décret de 1987 ?

Non. La liste de l’annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987 est limitative. Une clause de bail mettant à la charge du locataire une dépense qui n’y figure pas est inopposable au locataire, quelle que soit sa formulation. Le locataire peut réclamer le remboursement des sommes indûment perçues, dans la limite de la prescription de trois ans prévue par l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989.

La taxe foncière est-elle récupérable sur le locataire ?

Non, la taxe foncière reste intégralement à la charge du propriétaire. Seule exception : la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur le même avis d’imposition mais constitue une ligne distincte et récupérable au titre des impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement. Il faut donc reporter uniquement le montant de la ligne TEOM, jamais le total de l’avis. La redevance d’assainissement et la taxe de balayage sont également récupérables.

Que se passe-t-il si je n’ai pas régularisé les charges depuis trois ans ?

Deux conséquences. D’abord, la prescription triennale limite ce que vous pouvez encore réclamer : au-delà de trois ans, l’action est éteinte. Ensuite, lorsque la régularisation n’intervient pas avant la fin de l’année civile suivant celle de l’exigibilité des charges, le locataire peut exiger un paiement échelonné par douzièmes, ce qui étale votre rappel sur douze mois. Pour l’action du locataire en remboursement d’un trop-perçu, la Cour de cassation a jugé le 6 mai 2021 que le délai court à compter de la régularisation, et non du versement des provisions.

Combien de temps dois-je conserver les justificatifs à disposition du locataire ?

L’article 23 impose de tenir les pièces justificatives à la disposition du locataire, dans des conditions normales, pendant six mois à compter de l’envoi du décompte de régularisation. Cela comprend les factures, les contrats d’entretien, les appels de fonds et les comptes de la copropriété. La mise à disposition doit être réellement praticable : un lieu et des horaires accessibles, ou une transmission dématérialisée si le locataire l’accepte.

Puis-je appliquer un forfait de charges à un studio meublé loué à un étudiant ?

Oui. En location meublée constituant la résidence principale du locataire, l’article 25-10 permet de choisir, à la conclusion du bail, entre des provisions avec régularisation annuelle et un forfait. Le forfait est versé avec le loyer, ne donne lieu à aucun complément ni régularisation ultérieure, et est révisable chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal. Il doit être fixé en fonction des montants réellement exigibles et ne pas être manifestement disproportionné au regard des charges supportées par le locataire actuel ou le précédent.

Le remplacement de la chaudière collective est-il récupérable ?

Non. Seuls l’entretien courant, l’exploitation et les menues réparations sont récupérables sur ces équipements, ainsi que le combustible. Le remplacement d’un équipement vétuste relève du renouvellement et reste à la charge des copropriétaires bailleurs. La même logique s’applique à la modernisation d’un ascenseur, au ravalement de façade et à la réfection de toiture. En revanche, si les travaux relèvent de l’économie d’énergie, un dispositif distinct existe : la contribution au partage des économies de charges, encadrée par l’article 23-1 et le décret du 23 novembre 2009.

Puis-je garder une partie du dépôt de garantie en attendant l’arrêté des comptes de la copropriété ?

Oui, mais dans une limite précise. L’article 22 autorise le bailleur d’un logement en copropriété à conserver une provision au maximum égale à 20 % du montant du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. La régularisation définitive et la restitution du solde doivent intervenir dans le mois suivant l’approbation définitive des comptes. En cas de retard au-delà des délais légaux, le solde dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé.